Turističke manifestacije značajno doprinose formiranju imi-dža destinacije, turističkog mjesta ili regije u kome se organiziraju. Zbog toga trebaju biti i sastavni dio planiranja razvoja turizma. Za uspješno održavanje manifestacije neophodno je dobro planiranje i podrazumijeva mnogo rada i priprema. Važan korak u planiranju je predstavljanje ciljeva projekta. U slučaju višestrukih ciljeva, potrebno ih je rangirati po važnosti određivanjem prioriteta. 
Manifestacije moraju biti planirane ne samo za cijelu lokalnu zajednicu već i od lokalne zajednice u kojoj se manifestacija organizira. 
Aktivnosti su ključne komponente u stvaranju i organiziranju uspješnih manifestacija. Postoje one koje su ključne i najbitnije. Aktivnosti u fazi pripreme održavanja:
– određivanje ciljeva i zadataka: što će se raditi, zaduženja (tko će što raditi), kakvi se rezultati očekuju, tko će imati i koja je korist od manifestacije;
– izbor određene teme i naziva manifestacije: manifestacija mora imati temu-glavnu ideju, odnosno koncept. Za jedinstveni identitet preporučljivo je bazirati se na određene osobenosti i atrakcije naselja ili regije. Naziv treba biti privlačan, prijemčiv, lako pamtljiv, povezan sa samom temom manifestacije – tržišno gledano to je jedan od najbitnijih i najisplativijih segmenata za stvaranje turističkog brenda;
– datum i vrijeme održavanja manifestacije: važan element pri planiranju manifestacije. Iskustvo organizatora uspješnih manifestacija govori da se svaki uspješan događaj treba planirati bar godinu dana unaprijed. Primjera radi, poneki potencijalni sudionici i izvođači predviđeni kao neophodni ili ključni za realizaciju planiranog programa manifestacije mogu biti već »rasprodani«, a za kratko vrijeme nije moguće naći odgovarajuću zamjenu ili obostrano odgovarajući dogovor. Ovisno o temi, značaju, povezanosti s ostalim turističkim atraktivnostima na lokalitetu, kalendara održavanja manifestacija istih ili sličnih programa/tema na drugim lokalitetima preciziraju se i određuju prostor, doba godine, datum i vremenski rok trajanja kako glavnih tako i pratećih programa;
– izbor lokacije: pri izboru lokacije održavanja treba i mora se voditi računa o odgovarajućoj veličini prostora ambijentalno prilagođenom temi/programu manifestacije, da je u/ili  blizini nekog antropogenog ili prirodno-geografskog turističkog lokaliteta, da je lako pristupačan i tako u relativnoj blizini potencijalnih posjetitelja (emitivnih područja).
Tema, ime i datum su tri najbitnije odrednice. Tek kada se one usuglase, može se početi s kvalitetnim radom na organizaciji turističke manifestacije.
Aktivnosti na provođenju organiziranja manifestacije: u ove aktivnosti spadaju osiguranje financijskih sredstava, definitivno preciziranje glavnog i pratećih programa, osposobljavanje i privođenje namjeni, a po potrebi izgradnja i/ili rekonstrukcija predviđenih i potrebnih objekata, osiguranje tehnike i drugih potrebnih službi i koordinacija s medijima. Izuzetno je bitno bez obzira na veličinu manifestacije i broja osoblja koji rade na provođenju organiziranja definirati uloge i zadatke (zaduženja) i pojedinačnu odgovornost kako bi se osiguralo uspješno upravljanje i koordinacija manifestacijom.
Svaka manifestacija treba imati organizatore. Kod većine manifestacija čest je slučaj da se prilikom organiziranja koriste iskustva iz prethodnih godina ako je u pitanju manifestacija s dužom tradicijom, ili iskustva sličnih manifestacija, što je poželjno, ali se ne smije zaboraviti činjenica da svaka manifestacija ima samo sebi svojstvene karakteristike! Poželjno je da osoblje zaduženo za organizaciju ima, ili bar djelomičan broj njih, kontinuitet. Također treba uključiti takve osobe koje su tijesno povezane s lokalnom zajednicom, jer su to ljudi koji mogu brzo i efikasno rješavati određene neophodne zahtjeve i eventualnu problematiku vezanu za uspješno provođenje organiziranja, održavanja i odvijanja manifestacije.
Ovisno o veličini manifestacije, obično se vrši imenovanje upravnog vijeća, izbora rukovoditelja pojedinih segmenata manifestacije, predsjednika i/ili izvršnog ravnatelja (ako su u pitanju npr. veći festivali), odnosno izbor/odabir volontera.
Pri organiziranju manifestacija čest je slučaj da se angažiraju i volonteri. U takvim situacijama treba angažirati takve ljude-volontere koji dijele iste ciljeve te imaju isto viđenje i interes vezan za manifestaciju kao i organizatori. Preporuka bi bila da se kao volonteri, osim »dobrovoljaca«, ovisno od profila manifestacije, angažiraju i studenti ili tek diplomirani iz područja turizma, marketinga, menadžmenta, umjetnosti, povijesti, žurnalistike, kao i oni koji zbog svojih specifičnih struka i znanja mogu biti od pomoći. Volonteri u suštini imaju tri primarna motiva: da sudjeluju u organizaciji manifestacije, želju da budu prepoznati po svom sudjelovanju na osnovu osobnih sposobnosti pokazavši svoja do tada stečena znanja i želju da budu dio zajednice.
Aktivnosti na organiziranju i osiguranju ostalih pratećih usluga: odnose se na smještaj, ishranu, usluge prijevoza, koordinaciju s turističkim organizacijama i agencijama, kao i na aktivnosti vezane za izvanpansionsku ponudu, publicitet, zabavu i financiranje odnosno sigurnost, komunalne i zdravstvene usluge.
Aktivnosti za ocjenu uspješnosti završene manifestacije: završetkom predviđenog programa, manifestacija nije završena za organizatora! Potrebno je i neophodno izvršiti analizu učinjenog i ostvarenog, a zatim to usporediti s predviđenim ciljem – što smo htjeli s manifestacijom.

Kako »ubiti« manifestaciju

U prethodnom tekstu već je bilo pomenuto da su se istraživanjem manifestacijskog turizma najviše bavile anglosaksonske zemlje. Tako Sveučilište u Michiganu na svom web sajtu na vrlo duhovit, ali poučan način daje »preporuku« kako »ubiti« jednu manifestaciju:
– zaključiti da će sve biti na svom mjestu i bez pažljive organizacije;
– planiranje treba početi od »sutra«, jer je događaj vrlo jednostavan, tako reći »slatka zabavica« i nema potrebe mjesecima unaprijed vršiti pripreme;
– dati svima podjednak autoritet u procesu planiranja i organiziranja i zaključiti da je liderstvo nepotrebno;
– ignorirajte zakonske propise. Poznajete inspektore, bili ste s njima već nekoliko puta na »čašici razgovora«;
– pretpostaviti da je publicitet »pod kontrolom«, jer će lokalne novine svakako donijeti potrebne informacije o manifestaciji;
– napraviti rigidan plan kojeg se treba čvrsto držati, jer je fleksibilnost »za gimnastičare« a ne za organizatore manifestacije;
– zaboraviti na ideju »jednostavnog« događaja i prvi put organizirati manifestaciju koja će trajati tjedan dana;
– tražiti pomoć od lokalnih biznismena i organizacija i biti unaprijed uvjeren da je to »riješeno«. Ionako su vam dužni pomoći...;
– nema potrebe da se traže brojni volonteri koji trebaju pomoći u organizaciji manifestacije, jer naših pet volontera mogu regulirati svu moguću gužvu, valjda ih poznajem;
– mijenjati vrijeme održavanja manifestacije iz godine u godinu, jer nema razloga da imate tradicionalno vrijeme za održavanje;
– nema potrebe za formiranjem baze podataka, jer će ionako sve biti u redu, i
– neka netko drugi a ne vi, misli o pribavljanju startnih sredstava potrebnih za održavanje manifestacije, jer je najvažnije da svoje vrijeme upotrijebite za razradu koncepcije događaja.
Iako gore navedeno predstavlja savjete kako ne treba izgledati organiziranje manifestacija, u praksi su česta pojava. Naravno, ovo automatski podrazumijeva i znači da za uspješno organiziranje manifestacije upravo treba postupiti suprotno gore navedenom.
Nažalost, često se dešavaju slučajevi neplanskog djelovanja i nesinkroniziranosti organizatora. Organiziranje istih ili sličnih manifestacija u naselju ili bližoj okolini/regiji u istom ili bliskom razdoblju doprinosi rasplinjavanju. Posljedica toga je smanjenje broja sudionika i posjetitelja, jer su oba navedena aktera u dilemi na kojoj manifestaciji sudjelovati ili koju posjetiti, a izaziva i zasićenost kako kod sudionika tako i kod posjetitelja, tako da se unaprijed može računati na smanjeni udio i posjet sljedeće godine.
Često se organiziranje manifestacije radi i volonterski, a takvi organizatori su najčešći među zaposlenima u kulturi, sportu, znanosti i drugim djelatnostima, a udio zaposlenih u turizmu je skoro zanemarljiv. To su manifestacije koje imaju isključivo umjetnički, znanstveni, sportski ili privredni karakter, a organizatori su odgovarajući strukovni savezi ili institucije čiji je cilj organiziranja i rezultat manifestacije isključivo stručnog karaktera. U takvoj situaciji sudionici i posjetitelji prinuđeni su sami, odnosno samoinicijativno, organizirati svoj program boravka u mjestu održavanja manifestacije.
Atila Dunđerski
dipl. turizmolog