Prošlog četvrtka i petka, 20. i 21. studenoga, održana je posljednja aktivnost u okviru prekograničnog projekta koji provodi Hrvatski poslovni klub iz Beograda – online radionica »Program edukacije iz područja pripreme i provedbe europskih projekata iz EU fondova«. Radionica je bila zamišljena kao dvodnevna edukacija o fondovima Europske unije koji su zanimljivi kako malim poduzećima, tako i velikim kompanijama, što potvrđuje i struktura prijavljenih polaznika.
Prvog dana obrađivale su se teorijske teme poput uloge i značaja poslovnog planiranja, SWOT i PESTLE analize, marketinga i financiranja poslovnih aktivnosti. Kako je pojasnila pomoćnica ravnatelja predstavništva Hrvatske gospodarske komore u Srbiji Marija Radulović prvotna je zamisao bila organizacija poduzetničkog foruma u Beogradu, no uz suglasnost Ministarstva regionalnog razvoja i fondova Europske unije ipak je odlučeno da se priredi online edukacija.
»Među sudionicima su bili vodeći partner na projektu, a to je Veleučilište Lavoslav Ružička iz Vukovara, mi iz Hrvatskog poslovnog kluba u Beogradu, kao partneri na projektu, i Međunarodni institut za poduzetništvo iz Samobora koji je zapravo i voditelj ovog foruma, jer suština jest edukacija članica Hrvatskog poslovnog kluba za pripremu i pisanje projekata«, rekla je Radulović.
Poslovno planiranje – temelj upravljanja
U ime vodećeg partnera, Veleučilišta Lavoslav Ružička iz Vukovara, o važnosti planiranja, analitičkih alata, marketinga i financiranja u pripremi i provedbi EU projekata, odgovore na naša pitanja dao je dekan prof. dr. Željko Sudarić. Govoreći o tome kako organizacijama koje prvi put ulaze u pripremu EU projekata objašnjava važnost poslovnog planiranja, prof. Sudarić naglašava da ga vidi kao osnovnu upravljačku funkciju koja povezuje potrebe korisnika, ciljeve intervencije i resurse.
»Poslovno planiranje objašnjavam kao temeljnu upravljačku funkciju koja povezuje potrebe korisnika, ciljeve intervencije i alokaciju resursa. EU natječaj pruža okvir i proceduru, ali poslovni plan definira svrhu, očekivane rezultate i način njihova postizanja kroz vremenski i financijski realističan model. Kvalitetan plan omogućuje donošenje informiranih odluka, uspostavu mjerljivih pokazatelja te usklađenost aktivnosti s raspoloživim kapacitetima. Bez jasnog plana povećava se operativni rizik, fragmentira se fokus i slabi vjerojatnost postizanja učinaka koji nadilaze formalno ispunjenje projektnih obveza«, ističe on.
Osvrćući se na najčešće pogreške u prvim poslovnim planovima korisnika, Sudarić kaže:
»Najčešće se uočava nedovoljno precizno definiranje problema i ciljne skupine, što rezultira ciljevima koji nisu dohvatljivi kroz mjerljive pokazatelje i početne vrijednosti. Učestala je i podcijenjenost rokova te troškova, nedostatno upravljanje rizicima i izostanak sustavnog konstruktivnog dijaloga između dionika. Financijska održivost često je tretirana marginalno, bez razrađenog modela preuzimanja troškova nakon završetka projekta. Sve navedeno umanjuje suvislost prijedloga i izvedivost u provedbi«.
SWOT i PESTLE – analize koje nose projekt
Prof. Sudarić naglašava kako kvalitetno provedene analize itekako mogu presuditi uspjehu projekta.
»Kvalitetno provedene SWOT i PESTLE analize povećavaju pouzdanost i sustavnost prijedloga jer uspostavljaju jasnu vezu između unutarnjih kapaciteta nositelja i vanjskog konteksta društva, zakonodavstva, demografije, tehnologije, okoliša i ekonomije. Njihove spoznaje izravno definiraju logički okvir i plan upravljanja rizicima te osiguravaju da su aktivnosti proporcionalne problemu i prilagođene promjenama u okruženju, što evaluatori projekta prepoznaju kao pokazatelj ozbiljnosti i izvedivosti«, objašnjava on.
Kao primjer iz prakse navodi jedan projekt prekogranične suradnje:
»U projektu prekogranične suradnje u području aplikacije na EU fondove PESTLE analiza je pravodobno identificirala nedostatnu razinu informiranosti među mlađom populacijom. Na temelju tog uvida osmišljene su faze aktivnosti i uvedene ciljane edukacije partnera, čime je osnažena održivost projekta. Paralelno je SWOT ukazao na komparativnu prednost ciljanih edukacija, pa je programski sadržaj integriran u aktivnosti održanih radionica, čime je postignuta stabilnija participacija sudionika projekta«.
Marketinški miks – financiranje i održivost
Na pitanje o relevantnosti marketinškog miksa (4P/7P) u pripremi projektnih prijedloga, osobito u kulturi i sektoru malog poduzetništva, Sudarić odgovara:
»Marketinški miks predstavlja operativni okvir za pretvaranje projektnih aktivnosti u jasnu vrijednost za korisnika. Precizno definiranje programskog produkta, realna kalkulacija troška po korisniku, promišljen izbor distribucijskih kanala i dosljedna komunikacija, uz standardizirane procese, kompetentne nositelje i mjerljive dokaze kvalitete, omogućuju prijelaz s jediničnih događaja na održive usluge. U kulturi i malom poduzetništvu to je osobito važno za razvoj publike i tržišta od same početne faze prijave«.
Kada je riječ o financijskim aspektima, prof. Sudarić naglašava važnost postupnog učenja kroz manje projekte:
»Najprimjereniji su manji tematski pozivi, mikro-grantovi i programi prekogranične suradnje koji zahtijevaju ograničene kapacitete i omogućuju postupno učenje, uspostavu procedura i stjecanje referenci. Takav pristup omogućava skaliranje prema većim instrumentima tek kada su organizacijski i financijski preduvjeti sazreli«.
Financijska održivost, kako dodaje, mora biti sastavni dio dizajna projekta, a ne naknadna misao.
»Financijska održivost mora biti sastavni dio dizajna. Ključni su alati projekcija novčanih tijekova tijekom i nakon projekta, scenarijska analiza s konzervativnim pretpostavkama, kalkulacija jediničnih troškova te definicija modela prihoda ili institucionalnih preuzimanja troškova. Jasna arhitektura održivosti povećava vjerojatnost kontinuiteta usluge i smanjuje rizik prekida nakon isteka projektne potpore.«
Organizacijama koje se bore s pronalaskom sufinanciranja, Sudarić savjetuje diverzifikaciju izvora i postupno građenje programa i publike:
»Kombinirajte više izvora financiranja, od grada, županije, donatora, sponzora, manjih fondova, a ako imate aktivnu zajednicu možete i crowdfunding. Idite korak po korak, prvo izgradite kvalitetan program i publiku, a zatim uvedite dio naplate te na kraju sklopite trajno partnerstvo za stabilne troškove. Pratite natječaje i na vrijeme dogovorite pomoć u naravi (prostor, oprema, volonteri) kako biste smanjili troškove«.
Uloga lokalnih zajednica i buduće kompetencije
Prof. Sudarić naglašava da će u novom financijskom razdoblju EU fondova lokalne zajednice i manje udruge imati sve važniju ulogu:
»Njihova uloga bit će značajna jer raspolažu neposrednim uvidom u potrebe i mogu brzo operacionalizirati rješenja na razini korisnika. Visokoškolske ustanove i veći partneri trebaju pružiti metodološku podršku, dijeljene resurse i platforme za umrežavanje, kako bi se lokalne inicijative pretvorile u strukturno održive programe s mjerljivim učincima«.
Za mlade koji žele graditi karijeru u području EU projekata ističe set ključnih kompetencija:
»Najvažnije su analitička pismenost usmjerena na operacionalizaciju ciljeva, financijska pismenost za izradu i provedbu proračuna, komunikacijske vještine za rad s dionicima, digitalne vještine za upravljanje podacima i osnovno razumijevanje javnih politika radi usklađivanja s prioritetima financiranja. Takav skup kompetencija omogućuje kvalitetnu pripremu projektnih prijava i pouzdano upravljanje provedbom«.
Za kraj, profesor daje savjet svima koji pišu svoj prvi EU projekt:
»Savjetujem im da krenu od jasne definicije problema i konzultacija s potencijalnim korisnicima, potom da u jednoj sustavnoj opisnoj formi prikažu teoriju promjene s nekoliko mjerljivih pokazatelja i realnim planom rizika te konkretnom podjelom odgovornosti. Potrebno je prihvatiti evaluacijske komentare kao afirmativne smjernice za poboljšanja i koristiti iterativni pristup. Takav način rada povećava vjerojatnost prolaznosti i što je još važnije realizaciju relevantnih i održivih učinaka«.
Ivan Ušumović
